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Análise da Ocupação de Escritórios
20 de junho 2018

Casos de Uso – Análise da ocupação de escritórios

Com o rastreamento dos ambientes internos, o gerenciamento de grandes escritórios pode se tornar muito mais eficiente.

Saber como os funcionários realmente usam o espaço físico permite que as empresas planejem melhor seus escritórios, os adaptem às reais necessidades de seus funcionários, além de possibilitar uma gestão eficiente dos custos de infraestrutura física (mobiliário, energia e demais utilidades).

 

Definição de Problema

Todos os anos, empresas em todo o mundo pagam milhões pelo espaço físico de escritório que, muitas vezes, não são utilizados ou são pouco adaptados às necessidades dos funcionários, desperdiçando recursos valiosos que vão muito além do aluguel.

Na prática, os espaços em qualquer escritório geralmente não são usados de forma eficiente, seja por subutilização ou superutilização.

Para fazer uso eficiente do espaço de trabalho, as empresas precisam entender como funciona a dinâmica interna de utilização e distribuição destes ambientes. Assim, podem definir sua estratégia de otimização do metro quadrado utilizado.

 

Solução

O gerenciamento do local de trabalho é um termo genérico que abrange todas as instalações, serviços, tecnologias e processos que os funcionários precisam para executar suas tarefas da melhor maneira possível.

O rastreamento interno da movimentação das pessoas pode aumentar a eficácia do ambiente de trabalho e a produtividade dos funcionários, reduzindo custos. Tudo o que você precisa é da tecnologia certa a serviço dessas informações. Neste caso, como falamos de ambientes de movimentação livre, a melhor maneira de rastrear as pessoas é por intermédio de seus dispositivos (computadores e celulares), através da leitura de sinais de wifi que estes emitem quando conectados, ou simplesmente com suas conexões wireless habilitadas, sem tráfego pela rede.

Análise da Ocupação de Escritórios

 

Os perfis de movimento de todos os funcionários com smartphones e equipamentos de trabalho em rede, como laptops, são registrados e avaliados de forma anônima. Assim que os dados estiverem disponíveis por um longo período de tempo, as previsões e estudos sobre a ocupação do espaço físico podem ser feitas.

A Novidá implementa um sistema de rastreamento de pessoas que pode exibir e analisar, em tempo real, a posição e as características dos usuários do ambiente, mostrando em uma interface da Web como eles utilizam o espaço físico.

A vantagem deste sistema é que não envolve muito esforço de instalação adicional de equipamentos, além dos sensores de captura, sem que os funcionários tenham que adotar qualquer espécie de tagueamento (por exemplo, carregando um item adicional, como um beacon com eles).

Um aplicativo de navegador dá à empresa acesso aos dados. Além disso, a solução da Novidá também pode ser usada para recuperar e avaliar dados históricos a qualquer momento e para compará-los com os dados em tempo real. Dessa maneira, a gerência de facilities pode ver rapidamente quais áreas estão trabalhando em plena capacidade e a que horas do dia.

Essa informação pode ser de grande valia para as áreas de gestão do espaço da empresa, ao exemplo de arquitetura e RH, para com esses insumos estudarem o melhor layout dos espaços internos e como melhorar, além dos custos pelo espaço usado, a qualidade de trabalho dos funcionários.

 

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