Sensores, instrumentos automáticos, robôs… Esses são alguns exemplos de como a automação está revolucionando a produção industrial e tornando-a mais segura e responsiva.

Contudo, não é apenas o setor produtivo que pode usufruir hoje de processos automáticos. Setores administrativos também podem fazer uso de automações por meio de sistemas que trabalham os dados necessários para a operação.

Neste texto, abordaremos especificamente sobre as automações que podem ser aplicadas no departamento comercial, ajudando os vendedores a ter maior potencial de vendas e seus gestores a ter melhor visibilidade do que está sendo feito.

Obs: Estas automações são baseadas em funcionalidades do CRM Ploomes, e podem ser feitas, unicamente, por sistemas com funções avançadas de automação.

Mostraremos aqui quais são os recursos atuais para a automação comercial e como ela pode ser aplicada, especificamente, na indústria. Confira abaixo.

Classificar um cliente como inativo após determinado tempo

Existem muitos motivos que fazem um cliente parar de comprar com a sua indústria: o produto exigido não é mais necessário, ele passou a comprar da concorrência ou simplesmente não houve tempo hábil para a aquisição.

Isso não significa que sua área comercial deva aceitar essa perda. Há estratégias que podem reverter a potencial saída de um cliente. No entanto, é necessário que eles ajam de forma rápida e efetiva.

Manter registros em planilhas pessoais ou, ainda pior, em papel, pode comprometer a resposta imediata a esse problema.

Dessa forma, uma automação comercial aplicável à indústria é marcar um cliente como inativo após determinado tempo sem gerar venda. Essa marcação pode ser feita adicionando uma tag ou um campo chamado “inativo” nos dados do lead. Após isso ocorrer, o responsável por esse consumidor pode ser avisado por e-mail ou na própria plataforma que estiver utilizando, de forma automática.

Sabendo rapidamente quais clientes estão inativos, o vendedor pode, então, executar estratégias de reaproximação. Mostrar diferenciais do seu produto, como seus serviços se adequam às suas necessidades ou oferecer condições especiais de negociação são apenas alguns exemplos de ações para reconquistar clientes marcados como inativos.

Tirar um responsável por uma venda caso fique ociosa

Uma das tarefas do gestor é acompanhar as atividades de seus colaboradores. Se um vendedor fica muito tempo sem conseguir avançar uma venda, é necessário intervir de alguma forma, principalmente com clientes mais importantes.

Portanto, outro exemplo de automação comercial é a de trocar responsável por uma negociação caso ela fique muito tempo sem alguma atividade.

O tipo de critério para “inatividade” pode variar conforme o seu modelo de vendas. Ficar duas semanas sem nenhuma interação (como envio de e-mail, telefonema ou marcação de reunião/encontro) com o cliente, por exemplo, pode ser muito tempo. Em outros casos, o critério pode ser envio de um orçamento: se o vendedor não enviar nada em um mês, o próprio sistema pode tirá-lo do negócio.

Como o acompanhamento com o cliente é decisivo em vendas B2B (entre empresas), a falta de atividades ou a incapacidade de avançar uma negociação podem comprometer todos os esforços direcionados para aquela oportunidade.

Assim, a presença dessa automação permite que os problemas comerciais sejam abordados de forma mais imediata e segura. Esperar até o dia do fechamento pode ser tempo demais dependendo do tempo em que se iniciou uma venda.

Avançar um estágio de uma venda

O ciclo de vendas é formado por algumas etapas, desde a atração do cliente ao seu negócio, passando pelas fases da venda em si e depois pela emissão e envio dos documentos de registro da transação (como orçamentos, propostas comerciais, pedidos de vendas, boletos, recibos e notas fiscais).

Quanto melhor o fluxo entre esses estágios, mais rápida se torna a operação comercial e mais clientes é possível atender sem que haja perda de eficiência.

No entanto, nem sempre é tão simples assim. Um vendedor, além de se preocupar com qualidade, tem que se preocupar também com a quantidade de vendas. Gerir múltiplas negociações ao mesmo tempo significa acompanhar uma variedade de clientes em diferentes etapas da venda. Afinal, na indústria, um vendedor não espera que uma negociação seja finalizada para iniciar outra em paralelo.

Essa necessidade de gestão de vários processos de vendas gera um cenário muito propício a erros, o que pode prejudicar a reputação da sua indústria. Prevenir o surgimento de falhas nesse processo significa ter uma estrutura capaz de facilitar a operação e melhorar a visibilidade.

Em todos os sistemas de CRM do mercado, existe uma função que serve para organizar este ciclo de vendas. Ela é chamada de funil de vendas, e permite que o usuário crie cards/widgets que representam uma negociação. Esses cards são distribuídos em um quadro que possui cada uma das etapas de vendas. Esse quadro é o funil de vendas.

Como um funil de vendas se parece em um sistema de CRM. As colunas (prospecção, proposta, ap. financeira e pedido) representam as fases do processo da venda, enquanto os retângulos brancos dentro das colunas são os cards/widgets que representam a negociação com cada cliente.

Como um funil de vendas se parece em um sistema de CRM. As colunas (prospecção, proposta, ap. financeira e pedido) representam as fases do processo da venda, enquanto os retângulos brancos dentro das colunas são os cards/widgets que representam a negociação com cada cliente.

Nesse contexto, estabelecer uma automação comercial que avance um negócio para as próximas etapas do funil de vendas, assim que a anterior tiver todas as suas atividades cumpridas, é uma solução.

Por exemplo, o usuário do CRM pode definir que o card do negócio seja movido automaticamente da fase de prospecção para a de proposta sempre que um orçamento for enviado ao cliente referente àquele negócio.

Essa automação, além de ajudar a preservar a estrutura do ciclo de vendas como ele foi idealmente definido, fornece um fluxo de trabalho mais organizado e imediato.

Assim, seu vendedor sabe exatamente o que falta para avançar a venda e, uma vez resolvida, ela já é transferida para a próxima etapa automaticamente.

Caso haja divisões dentro do seu departamento comercial, essa automação é ainda mais relevante. A passagem automática de estágios evita que falhas de comunicação interna afetem seu processo.

Criação de tarefas

Parte da visibilidade de um gestor é definida pelos relatórios e atas de compromissos e reuniões feitos pelos seus colaboradores. Contudo, nem sempre essas exigências são cumpridas.

Mesmo com uma equipe capacitada, erros humanos ocorrem, e repreender seus funcionários sempre que eles surgirem é uma tarefa que envolve esforços sem muitos resultados. Dessa forma, contar com uma automação comercial que faça isso por você de forma sistêmica é mais prático e produtivo.

Esse recurso pode ser aplicado a qualquer outra ação de seus vendedores. Assim, se forem identificadas falhas comuns na operação, é possível programar a criação de tarefas automáticas.

Um exemplo prático: Definir que sempre que uma reunião seja concluída, criar uma tarefa para o usuário responsável avisando para que ele envie um e-mail da ata de reunião aos participantes da mesma. Isso evita que o envio do e-mail seja esquecido.

Geração automática de documentos

A boa manutenção dos processos administrativos e comerciais exige a elaboração de uma série de documentos que comprovem e registrem o que foi realizado na indústria.

Contudo, a geração dessa burocracia leva tempo e a atenção aos detalhes é essencial para evitar maiores problemas. É possível criar fórmulas digitais, como no Word, em que só é necessário adicionar dados, mas isso ainda gera retrabalho e dá margem para erros.

No caso de propostas/orçamentos, por exemplo, errar os dados do produto ou, pior ainda, o nome da empresa do cliente por falta de atenção pode comprometer toda a negociação.

Em contratos, os riscos são ainda maiores. Erros contratuais dão margem para complicações judiciais que vão apenas gerar esforço e atrapalhar a saúde financeira da indústria.

Portanto uma automação comercial que diminui custos operacionais e aproveita melhor o potencial de seus colaboradores é a automação de documentos/propostas. Ela consiste em documentos pré-definidos com campos inteligentes com espaços que vão puxar informações já registradas dentro do CRM sobre clientes, produtos ou outras especificações que forem relevantes para a negociação.

Assim, é possível elaborar orçamentos, propostas, contratos e ordens de serviço de forma muito mais rápida e segura. Essa função também permite incluir elementos visuais em cada documento, de forma a refletir melhor a identidade da sua indústria.

A automação comercial e a Indústria 4.0

Como mostramos, a tecnologia pode ser uma grande aliada também o setor comercial de indústria. O conceito de Indústria 4.0 não significa apenas automatizar processos produtivos, mas administrativos e comerciais também, de forma a desenvolver todos os departamentos baseados na inteligência tecnológica.

Com uma cadeia operacional totalmente integrada e inteligente, sua indústria se torna mais segura e eficiente, aproveitando melhor a capacidade de seus recursos e de seu capital humano.

Quer saber mais sobre as vantagens da automação comercial, assim como outros recursos que unam tecnologia à força de venda? A Ploomes é uma empresa que oferece a solução em CRM para indústrias, distribuidoras e escritórios de representação, com possibilidade de realização das automações citadas no texto. Para conhecer o CRM Ploomes, basta criar uma conta de teste em: https://www.ploomes.com/teste. O uso é gratuito por 14 dias.

*Guest Post criado pela equipe de marketing da Ploomes