Sua rotina é cheia de papéis, relatórios, planilhas, telefonemas e e-mails? Socorro! Você deve sentir que passa o dia resolvendo problemas e sendo pouco produtivo, não é verdade? Eu diria que sim. Mas calma, você não precisa mais se sentir assim. Você pode sim, resolver muitos problemas e ser produtivo, ao mesmo tempo.

A tecnologia está aí, a cada dia inovando e lançando novas funcionalidades e opções de solução. Por que você não tira proveito desse benefício, também, na sua vida profissional? Através da automatização de processos, você consegue dar adeus àquele cenário inicial e ser muito mais eficiente.

Quer saber como a tecnologia e automatização de processos pode te ajudar? Então continue lendo que eu te conto. Acompanhe!

Por que automatizar processos?

Você já deve ter se perguntado o porquê de você ter o sentimento de não estar sendo produtivo. Mas como ser eficiente, se o seu processo não permite isso? É muito comum que, no nosso dia a dia, as nossas atividades sejam impactadas pela ausência de uma boa gestão, seja de tempo, de prioridades, de processos…

Esse último eu diria que é o ponto-chave para essa questão. Se você não possui uma boa gestão de processos, não vai conseguir contribuir da forma que gostaria, simplesmente porque o seu fluxo de atividades não permite.

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 10 Etapas para melhorar a eficiência de processos [Infográfico + Checklist]

A era da gestão da pilha de papéis e da caixa de e-mail lotada já era! Hoje, você consegue fazer com que as tarefas da sua rotina de trabalho não estejam mais atreladas a esse tipo de gestão. Há muitas formas de melhorar a sua rotina de trabalho (e da sua equipe como um todo). Utilize a tecnologia para isso! Você pode usufruir de ferramentas colaborativas, que centralizem a informação, que façam a distribuição de tarefas de acordo com o que foi pré-determinado e que perpetuem o fluxo de atividades e de informações entre os integrantes da equipe.

Dessa forma, você reduz retrabalhos, desperdícios, custos, minimiza erros, entrega com mais qualidade, de forma mais assertiva e eficaz. Você passa a ter um processo trabalhando para você, e não o contrário. Você passa a ter uma gestão de processos mais inteligente.

Seria a automatização de processos um sonho?

A resposta para essa pergunta é: não! Não é um sonho, muito menos uma utopia. Você consegue ter essa realidade na sua empresa. Através do uso de ferramentas de gestão por processos – também conhecidas pela famosa sigla BPMS – você consegue transferir esse plano do papel para a realidade.

Se você não conhece, BPMS significa Business Process Management Suite. Essa tecnologia tem o poder de revolucionar a sua gestão por processos. Com ela, você pode mapear, modelar, automatizar e monitorar processos. Incrível, não? Não, isso é tecnologia pura!

Com o BPMS, você consegue fazer com que todas aquelas tarefas que estavam sendo passadas e repassadas via e-mail para sua equipe sejam centralizadas na ferramenta. Você será avisado ao receber uma nova tarefa, eliminando o problema do e-mail que não chegou. Além disso, é possível estabelecer prazos para que ela seja finalizada e dê continuidade ao processo. Assim, não se corre o risco de o processo seguir com informações incompletas, sem contar na maior visibilidade que ela proporciona do processo para todas as partes envolvidas.

Como eu questiono no título desse texto, a automatização de processos com o uso de um BPMS não é um sonho, é uma solução!

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Como contratar um software de BPMS?

E tem mais…

Eu já falei vários benefícios da automatização de processos com o uso de um BPMS:

• Ganho de produtividade;
• Maior eficácia e eficiência;
• Tornar seus processos inteligentes;
• Redução de custos;
• Redução de desperdícios;
• Menos retrabalhos,
• Agilidade;
• Menos atrasos;
• ..

Mas um dos mais valiosos benefícios eu não citei ainda: melhoria contínua. Com a adoção de processos automatizados e de uma ferramenta de gestão de processos, você fica muito mais disponível a desempenhar um papel mais estratégico, do que meramente operacional. Com isso e com a visibilidade que a ferramenta dá aos processos, ciclos de revisão e de melhoria podem ser implementados.

Dessa forma, além de você e sua empresa se tornarem mais produtivos, vocês passam a evoluir seus processos. Como consequência, acaba por acarretar na melhoria da experiência interna e de seus clientes, principais beneficiados. Nada mal, não é verdade?

Já convenci você?

Se não, algo deve estar errado! Você pode ganhar muito no seu dia a dia com a automatização de processos. Não se prive de ser mais produtivo e ter processos mais bem definidos por receio do poder da tecnologia. Elimine tudo aquilo que te deixa lento e impacta na qualidade das suas entregas, tornando-se mais eficiente.

Não existe fórmula mágica para isso, pelo contrário, há muito trabalho. É preciso mudar a forma de enxergar o contexto e a cultura de que tudo precisa ser controlado por você. Mas, ao final de tudo, eu garanto que vai valer a pena.

Até mais!

*Guest Post produzido pela equipe da SML Brasil