x

Queremos ajudar sua empresa

Fale conosco

  • Endereço

    CUBO - Alameda Vicente Pinzon, 54 - Vila Olimpia
    São Paulo/SP

  • Redes sociais

Blog

Navegue por nossa trilha do conhecimento e crie novos insights para seu negócio

Gestão de projetos: o que é e como aplicar

A gestão de projetos é um conjunto de práticas efetivas para manter aquilo que uma empresa precisa para se manter atual e com relevância no mercado: inovação. Não basta somente que o empresário e seus sócios tenham boas ideias. É importante que, além de uma boa equipe para executar essas ideias, existam gestores capacitados para tornar estas questões abstratas em resultados reais.

É aí que entra a gestão de projetos, que visa realizar com eficácia, tempo definido e resultados palpáveis, qualquer processo que seja necessário para essa inovação que a empresa precisa.

É claro que a prática não se refere somente a coisas inovadoras. A gestão de projetos traz resultados onde quer que ela esteja focada e é a execução dessa prática que vai garantir que os resultados trazidos pelos processos sejam um sucesso de verdade.

Nesse artigo, nós vamos explicar um pouco mais sobre o que é a gestão de projetos, mas antes, vamos precisar conceituar exatamente o que é um projeto. Assim, vai ficar bem mais fácil de, lá na frente, fazer você entender o que é e o que abrange a tal gestão de projetos.

 

O que é um projeto

Para definir com exatidão o que significa esse termo, a gente recorre à maior autoridade no mundo quando se trata de Gestão de Projetos: o Project Management Institute, ou PMI, um instituto americano que forma e associa profissionais da área. De acordo com o PMI:

 

Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.”

 

Ou seja, um projeto é algo único e livre da repetição que é encontrada em uma operação ou processo. O objetivo do projeto a atingir um resultado bem específico, durante um período de tempo específico e com recursos limitados e específicos.

Os projetos seguem um planejamento prévio justamente para que alcancem seus objetivos sem ultrapassar estes limites estabelecidos anteriormente. Aí é que está a eficiência de uma projeto bem executado.

Os objetivos de um projeto podem ser vários, como:

  • A construção de uma planta arquitetônica ou um prédio;
  • A modificação de um sistema;
  • O desenvolvimento de um novo produto ou serviço;
  • A obtenção de uma nova cartela de clientes;
  • A realização de uma pesquisa de campo a respeito de um público-alvo, etc…


É claro que as possibilidades não se encerram nestas opções. Um projeto pode ter diversos objetivos e o seu desenvolvimento e planejamento depende do que a empresa deseja como resultado.

Na verdade, um projeto é bastante diferente de uma operação, ou processo. Isso porque, um processo é composto de etapas repetitivas, que geram resultados padronizados. Um processo se inicia em um momento, gera seu resultado e recomeça para gerar, mais uma vez, aquele mesmo resultado.

Um bom exemplo dessa diferença é a construção de uma casa. A construção vai exigir um projeto, que deve ser seguido. Esse projeto é único e tem um tempo específico de execução, recursos bem determinados e, um fim bem definidos.

Já a construção em si, embora siga esse projeto, é um processo repetitivo, em que os engenheiros e empreiteiros repetirão os mesmos passos que fariam em qualquer outra construção do tipo, uma vez que o resultado que esperam é o mesmo: a construção de uma casa.

 

O que é gestão de projetos

Seguimos com a definição do PMI que é quem mais sabe de gestão de projetos no mundo:

Gerenciamento de projetos é a aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus requisitos.

 

Ou seja, embora a palavra gestão remeta à gestão de estoques, gestão financeira, gestão de pessoas, entre outras gestões, neste caso, não basta indicar um gestor para que ele saia definindo metas e designando pessoas para cada função.

Na gestão de projetos, o gestor deve ter um conhecimento prático em execução. Como o próprio PMI define, gerenciamento de projetos envolve a aplicação de conhecimentos, habilidades e ferramentas para que o sucesso do projeto seja alcançado. Para isso, é necessário que este gestor tenha conhecimentos profundos sobre a área que que está gerindo.

Levando em conta o tempo determinado para a execução de cada projeto e os recursos limitados – tanto humanos quanto financeiros – fica claro entender o porquê de ser necessário que se coloque à frente da gestão de cada projeto uma pessoa realmente preparada para isso.

 

Qual a importância da gestão de projetos para uma empresa

Bom, até aqui você já entendeu que o gerenciamento de projetos é bastante importante para uma empresa que deseja, realmente, alcançar resultados. Mas, além disso, a gente ainda vai falar um pouco mais sobre as vantagens de se adotar a gestão de projetos em todas as áreas possíveis da sua empresa.

Isso porque, apesar de a gestão de processos exigir bastante conhecimento técnico, ela também abrange conhecimentos sobre relacionamento com o cliente, gestão de pessoas e liderança. Por isso, é possível que essa gestão, quando bem aplicada, possa trazer benefícios para todos os setores de um negócio.

 

Benefícios da gestão de projetos

São diversos mas, separamos alguns dos mais importantes, como:

 

  • Economia de tempo

O cumprimento de prazos pode ser um problema em uma empresa que possui muitos funcionários e pouco gerenciamento de projetos. Por isso a importância de se ter um responsável por gerir os mais diversos projetos dentro de um negócio: é quase a garantia de que os projetos serão executados dentro do período de tempo especificado e ainda, alcançando os resultados que são esperados.

 

  • Menos riscos

Todos os projetos que envolvam investimentos são arriscados, afinal, ninguém quer perder dinheiro ou não obter o retorno desejado com alguma estratégia planejada. Por isso, é essencial a gestão de projetos em qualquer que seja esse planejamento, uma vez que esse gerenciamento visa, também, a redução de custos, de riscos e de tempo gasto. A busca por resultados exatos e uma gestão específica para cada projeto garante quase a certeza de que todas as medidas possíveis para a redução de riscos vão ser tomadas.

 

  • Acompanhamento

Todo planejamento, quando executado, deve ter a possibilidade de acompanhamento. Seja através de ferramentas, seja através de um sistema de gestão empresarial, que torna esse acompanhamento mais fácil, é essencial que você possa monitorar o que está acontecendo com o que foi executado e quais são os resultados que seus colaboradores já estão alcançando.

A gestão de projetos permite isso, uma vez que tem uma pessoa dedicada a monitorar esses resultados para investir no que está dando certo, ou mesmo, mudar de rota quando algo não estiver saindo como o esperado.

 

Gestão de projetos: como fazer

Até aqui já deu para ter uma ideia de como funciona a gestão de projetos, pelo menos na parte teórica. Agora nós vamos dar uma abordagem prática, para que você possa começar a implementar imediatamente aí na sua empresa:

 

  • Primeiro passo: Início do projeto

Nesta etapa você, seus sócios e parte da sua equipe devem se reunir para definir qual e como vai ser o novo projeto que será iniciado. Aqui você deve listar quais são as necessidades que devem ser atendidas, os motivos do início do novo projeto, os resultados esperados e uma previsão de orçamento.

Pode ser uma boa ideia ter junto com o seu grupo o restante das partes interessadas no sucesso do projeto, como seus clientes ou fornecedores.

 

  • Segundo passo: planejamento do projeto

Aqui nesta etapa, você e sua equipe devem fazer o planejamento de toda a execução do novo projeto. Esta parte deve ser bastante detalhada, de forma que a equipe que for executar essas ações não se perca ou se confunda ao ler cada instrução.

É nesta etapa que devem ser determinados os prazos em que as ações devem ser concluídas, os custos reais que vai ter cada uma das ações e a execução completa do projeto, o cronograma completo, entre outros detalhes. Quanto mais detalhada esta etapa, melhor vai ser a execução e a gestão de projetos das novas ações.

 

Você pode incluir no planejamento desta etapa, informações como:

  • Estimativas de custos totais;
  • Qualidade a ser alcançada e como essa qualidade vai ser medida;
  • Análise de riscos do novo projeto;
  • Recursos materiais necessários para a execução do projeto;
  • Recursos humanos necessários para a execução do projeto;
  • Documentação necessária para o andamento de todo o projeto;
  • Definição de ferramentas e métricas que vão servir para mensurar os resultados da execução do projeto, etc…

 

Muitas outras informações podem ser acrescentadas nesta etapa. Como dissemos, quanto mais completa esta etapa, melhore vai ser a gestão desse projeto.

 

  • Terceiro passo: execução do projeto

Aqui, a equipe definida lá no primeiro passo para ser a responsável pela execução de todas as ações que envolvem o projeto devem colocar a mão na massa. Todas as atividades que foram detalhadas lá nos primeiros passos devem agora tomar forma física.

As equipes devem se integrar, avaliar os recursos disponíveis e iniciar a execução com o planejamento de tempo necessário para que o projeto chegue a seu resultado final dentro do prazo estipulado.

 

  • Quarto passo: controle e monitoramento

O processo de monitoramento e controle deve estar presente desde o momento do primeiro passo, porém, é no terceiro passo que ele se mostra realmente importante. É na execução do que foi planejado no primeiro passo que reside a certeza, ou não, de que os resultados das ações vão alcançar a meta planejada. Aqui o gestor dos projetos vai:

  • Avaliar o desempenho dos colaboradores;
  • Medir a efetividade das ações;
  • Auditar os riscos;
  • Aplicar ações corretivas no caso de mal resultado;
  • Criação de relatórios sobre os desempenhos;
  • Análise de todas as métricas estipuladas no planejamento do projeto, etc…

 

Mais uma vez, aqui você deve analisar que outras métricas e itens devem ser analisados para que você consiga mensurar todos os dados necessários para o sucesso da empreitada pré-definida.

 

  • Quinto passo: encerramento do projeto

Esta etapa é a análise final. Aqui, o gestor e sua equipe analisam tudo o que foi feito e comparam com as métricas constantes nos relatórios para saber se tudo o que estava planejado foi cumprido e se os resultados foram os esperados.

Além de encerrar todo o processo, essa etapa também ajuda o gestor a descobrir pontos falhos na gestão deste projeto, podendo aperfeiçoar esses pontos na gestão de um projeto próximo.

Viu como é simples? Apesar de o nome “gestão de projetos” assustar um pouco no início, basta saber quais são os passos a serem seguidos que tudo fica simples. Se você gostou do assunto, aqui embaixo tem um vídeo falando um pouco mais sobre o tema:

 

 

Legal, não é? Agora é só começar a aplicar a gestão de projetos na sua empresa. Depois contra para a gente os resultados.

Boa sorte!

 

Este foi um Guest-post produzido pela equipe do QuantoSobra, um sistema de gestão empresarial completo, que automatiza, agiliza e facilita o dia a dia do micro e pequeno empresário.

Pronto para otimizar seu negócio?

voltar ao topo