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Gestão de Tarefas

Gestão de Tarefas: O que é e como fazer?

Muito provavelmente você tem diversas atribuições para fazer diariamente em seu trabalho. Com certeza, cada atividade tem sua prioridade e complexidade. Mesmo que sem perceber, você organiza todas essas tarefas de alguma forma para realiza-las ao longo do dia.

Em um mundo onde profissionais estão cada vez mais ocupados, fazer uma boa gestão de tarefas é essencial para manter a rotina profissional em ordem. Só assim é possível não se perder em meio a tantas demandas.

 

O que é Gestão de Tarefas?

Para definir o que é gestão de tarefas, é preciso primeiro conceituar o que é uma tarefa. No meio de gestão de projetos, uma tarefa é qualquer atividade que tenha um responsável, com um prazo definido e um objetivo específico.

Sendo assim, a gestão de tarefas é uma metodologia para organizar essas três principais características de uma atividade. Para isso, deve se levar em conta diversos fatores, como aspectos humanos, ferramentais e organizacionais.

A gestão de tarefas é uma responsabilidade de líderes e liderados. Os colaboradores precisam saber quais são as funções a serem executadas e organizá-las para que tudo seja feito dentro do prazo.

Por outro lado, é papel do gestor delegar as tarefas oferecendo as informações necessárias para que os funcionários as cumpram, estabelecer prazos factíveis e que não prejudiquem o bom andamento da empresa e acompanhar a execução das atividades.

 

Quais são as vantagens da gestão de tarefas?

Mas afinal, por que gastar tempo gerenciando tarefas ao invés de executá-las? Listamos alguns bons motivos para isso:

 

Melhore a Produtividade

Se temos um milhão de tarefas acumuladas a chance é grande de não conseguir se organizar e ser pouco produtivo. Gestores precisam saber qual é a capacidade de entrega de seus funcionários e, a partir disso, realizar uma boa gestão de tarefas.

Isso será fundamental para que os colaboradores ajustem as atividades de acordo com o tempo disponível, consigam realizar todas as suas funções e tenham uma maior produtividade no trabalho.

 

Analise o que é prioridade

Se você decidir executar as tarefas de modo aleatório, são grandes as chances de deixar de lado atividades urgentes e realizar tarefas menos importantes. Por consequência, a empresa pode atrasar demandas e se prejudicar.

É por isso que é importante priorizar as atividades, o que pode ser feito com a gestão de tarefas, através de ferramentas simples como a Matriz de Eisenhower.

 

Melhore a comunicação e o clima organizacional

Para alavancar o crescimento, as equipes de uma organização precisam estar integradas e conversando entre si. Se a empresa não tiver uma boa gestão de tarefas, provavelmente cada setor vai remar para um lado e ninguém nunca saberá o que o outro está fazendo.

Por outro lado, ao fazer um gerenciamento adequado das atividades, a comunicação entre os times flui e o clima na companhia melhora, já que os colaboradores percebem que todo time está indo na mesma direção.

 

Como fazer uma boa gestão de tarefas?

A essa altura você já deve ter entendido a importância da gestão de tarefas, certo? Colocar tudo isso em prática, no entanto, nem sempre é fácil. Para te ajudar nessa missão, listamos um simples passo a passo que você pode seguir.

 

1- Liste todas as tarefas

O primeiro passo é colocar no papel todas as atividades que você (ou sua equipe) precisa executar. Não se esqueça de nada e procure ser detalhista nesse agrupamento. Aproveite e já defina o grau de urgência e importância de cada tarefa.

 

2- Organize e Defina fluxos de trabalho

Em seguida, chegou a hora de organizar as tarefas, estabelecendo a ordem de execução e o prazo de cada uma delas. Use como base o passo anterior, priorizando as tarefas mais importantes e urgentes.

Tente reunir agrupamentos de tarefas (ou fluxos de trabalhos). Se você reunir atividades que tenham relação entre si e que dependam uma da outra, fica mais fácil entender em qual etapa você está e o que ainda tem pela frente.

 

3- Delegue tarefas

Nem sempre você dará conta de executar todas as tarefas que precisam ser feitas. Por isso, distribua as atividades entre sua equipe, respeitando as competências e disponibilidade de cada um.

Se você é o líder da equipe, é importante estar próximo ao time, conhecer as qualidades e defeitos de cada profissional e fazer um briefing detalhado de cada atividade.

 

4- Meça tempos e ajuste o cronograma

A gestão de tarefas é um processo de melhoria contínua. Ou seja, sempre será preciso revisitar e entender como as atividades podem ser melhor executadas. Um passo importante para isso é medir os tempos de execução de cada tarefa.

Isso te dará um norte para entender se seu cronograma é viável, para analisar se você (ou sua equipe) está evoluindo ao longo do tempo e até para avaliar a performance de cada colaborador em cada atividade.

 

5- Dica: use ferramentas tecnológicas

Você pode colocar tudo isso em prática de forma manual ou usando planilhas de excel, por exemplo. No entanto, fica muito mais fácil se você optar por um software de gestão de tarefas.

Algumas opções gratuitas no mercado permitem que times acompanhem as atividades de cada indivíduo envolvido no projeto, além de poder compartilhar documentos e informações de forma fácil e privada.

 

A Novidá na gestão de tarefas

Mas é possível ir ainda além de um simples software de gestão de tarefas. Com a Novidá, um gestor pode acompanhar cada passo dado por um colaborador ao longo de sua jornada de trabalho.

Por meio de beacons, smartphones e sensores, acompanhamos a movimentação interna dentro do ambiente de negócio, medindo tempos e movimentos e gerando insights relevantes em relação a performance de cada funcionário.

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