Um método ágil, visual e transparente. Essas são as principais características do Kanban, adotado por diversas empresas que buscam otimizar a gestão de processos e tornar o ambiente mais colaborativo.

O sistema tem tudo a ver com a metodologia lean e pode ser aplicado no Just in Time, por exemplo. Se você pensa que implementá-lo é difícil, não se assuste! O modelo é simples, e apesar de ser encontrado na forma de softwares, sua essência está nos cartões, parecidos com post-its, dispostos em um quadro.

Geralmente, esse quadro é dividido em três partes com as etapas “fazer”, “fazendo” e “feito”. Então se um funcionário é designado para consertar uma máquina X, por exemplo, no momento em que ele iniciar a tarefa o cartão dele sairá da raia “fazer” e passará para “fazendo”.

Esse tipo de gestão à vista possibilita que os funcionários saibam o andamento dos processos logo ao bater o olho na tela. Além de possibilitar que decisões rápidas sejam tomadas, o método permite que haja maior produtividade dos times, acompanhamento constante das etapas por gestores e gera maior transparência quanto ao que está sendo cumprido e o que precisa melhorar.

Principais benefícios em adotar o Kanban

– Maior visibilidade e compreensão dos processos

– Facilidade em mudar a prioridade das tarefas

– Redução de custos e desperdícios

– Crescimento de um ambiente colaborativo e motivado

– Simplificação das funções

– Eliminação de atividades sem valor

Como implementar o Kanban

1 – Fortaleça sua equipe

Independentemente da ferramenta que você escolher, se seu time não estiver alinhado e preparado para usa-la, o seu investimento irá por água abaixo.

Por conta da transparência do método, muitos funcionários podem não gostar da transição para o Kanban. É sua função garantir que eles entendam os benefícios, tenham suas dúvidas esclarecidas e sejam treinados para aplicar a ferramenta com excelência.

2 – Defina os cartões

Analise o processo produtivo e identifique que tipos de etapas são necessárias para você. Geralmente, o “fazer”, “fazendo” e “feito” está presente, mas você pode acrescentar outras de acordo com sua necessidade.

Por exemplo, se seu produto passa por um teste final, você pode optar por colocar essa fase dentro do Kanban.

Após definir a divisão do quadro, é hora de pensar nos cartões. Escolha uma identidade para eles, como uma cor chamativa para identificar um defeito, um tom mais claro para indicar uma tarefa e assim por diante.

Outra dica é estabelecer um tempo limite para os cartões permanecerem em determinado estágio. Exemplo: um defeito não pode ficar mais que três horas no “fazer”.

3 – Priorize as tarefas

Essa etapa é fundamental para evitar atrasos, custos elevados com bugs e clientes insatisfeitos, portanto preste atenção: tudo que precisar ser feito antes deve ir na parte superior do Kanban.

Certifique-se de que novos cartões sejam criados sempre que necessário e garanta que a priorização seja respeitada. Desse modo, você elimina gastos e melhora a qualidade de seus produtos e serviços.

No que pensar ao aplicar o Kanban

– Visualize o Workflow

Por ser um método transparente, o Kanban facilita a visualização do que está sendo feito, em qual etapa, o que já foi concluído, qual a produtividade da equipe…

Assim, a previsibilidade se torna uma carta na manga, que pode ser jogada na hora de planejar as próximas entregas e responsabilidades. Fique atento!

– Limite WIP

Work in Progress nada mais é que a quantidade de trabalho em andamento. Escolha a quantidade de cartões que podem ficar em cada etapa do Kanban para tornar o ritmo da equipe mais equilibrado e organizado.

A prática também evita que seja necessário remanejar a prioridade de tarefas constantemente, reduzindo problemas com relação a atrasos e sobrecarga.

– Invista na melhoria contínua

Já ouviu falar de Kaizen? A palavra japonesa significa melhoria contínua e é uma cultura essencial dentro da prática do Kanban.

Não adianta cruzar os braços e achar que o modo em que você adotou o sistema permanecerá o mesmo. Se você não fizer mudanças e reconhecer oportunidades para melhorar, você estará desperdiçando todo o potencial do método.

Existem vários modelos que podem aperfeiçoar o Kanban, como 3M, TOC e System Thinking. Escolha o que mais tem a ver com sua empresa e embarque com tudo!

Como a Novidá pode te ajudar

Da mesma forma que o Kanban visa aumentar a produtividade das equipes de modo altamente visual, o software de geolocalização indoor e outdoor da Novidá também te proporciona esse benefício!

Desenvolvido para empresas que buscam reduzir custos e aumentar a qualidade dos serviços, o sistema consegue, de forma prática e segura, rastrear equipes, máquinas e ativos, te ajudando na gestão de pessoas e na movimentação de materiais.

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