Vivemos um momento de grandes transformações em praticamente todos os setores. Com a chegada de novas tecnologias e um mercado cada vez mais competitivo, as empresas precisam repensar a forma como atuam para não ficar para trás. É nesse sentido que cresce o Lean Facilities, metodologia para reduzir desperdícios na área de facilities.

O que é Lean Facilities

A metodologia lean surgiu com o Lean Manuacturing, já no fim do século XIX, atrelada ao Sistema Toyota de Produção. Trata-se de uma metodologia focada na eficiência dos processos. Ou seja, a ideia era gastar o mínimo de recurso possível para produzir o máximo de valor.

Embora a proposta tenha nascido na indústria, ela pode ser aplicada a diversos outros setores, como logística, saúde, startups e também facilities. Portanto, Lean Facilities é transformar o segmento de facilities para torna-lo mais eficiente, ágil e barato.

Para isso, é preciso entender exatamente como são realizados os processos para identificar possíveis desperdícios e eliminá-los. É por isso que falar de metodologia lean é falar essencialmente de redução de desperdícios.

Principais desperdícios em facilities

Inventário

Quem trabalha com gestão de facilities sabe que produtos em geral são um dos principais gastos da empresa. Ter organização na gestão desse inventário ajuda a evitar perdas e reduzir desperdícios. Negociar com fornecedores também é uma excelente opção para economizar.

Manutenção

A gestão de facilities geralmente envolve equipamentos como máquinas de limpeza ou pequenos veículos. É preciso ter um planejamento para a conservação desses equipamentos e saber quando eles precisarão ser substituídos. Isso evita gastos desnecessários e inesperados.

Alocação de Recursos

Os colaboradores são os recursos mais importantes em uma empresa de facilities. São eles que vão te fato executar nos clientes os serviços de limpeza, jardinagem, segurança, entre outros. Mas é essencial saber o número de pessoas, suas habilidades e por quanto tempo cada um será alocado em cada cliente.

Falta de dados

Para todos os itens acima, é preciso ter dados prévios para ter uma melhor noção do que projetar para o futuro. Entender como é o consumo de produtos e equipamentos e como performam os funcionários é essencial para criar um plano lean de melhoria contínua.

Práticas otimizadas de Lean Facilities

– Reduza desperdícios

Uma vez que você conseguiu identificar os desperdícios, é hora de criar ações para reduzí-los ao máximo. Lembre-se que qualquer tipo de recurso pode ser otimizado: equipamentos, materiais, mão-de-obra e por aí vai.

Não se trata de uma tarefa fácil e requer grande planejamento e tempo. Porém, ao eliminar os desperdícios e trazer essa cultura lean para o ambiente do negócio, os ganhos serão excelentes tanto para empresa quanto para a satisfação dos próprios funcionários, que muitas vezes deixam de realizar atividades desnecessárias, por exemplo.

– Melhore a organização de tarefas

Outro problema comum em empresas de facilities é a organização e delegação de tarefas. Com frequência, muitas atribuições são feitas a pessoas que já estão sobrecarregadas, o que causa atrasos e problemas. A situação fica ainda pior se a empresa é grande, com vários departamentos e clientes.

Por isso, vale a pena rever seus processos e utilizar softwares e outras ferramentas para ter uma visão mais clara sobre quem desempenha cada serviço. Metodologias simples como o Kanban podem trazer ganhos significativos nesse sentido.

– Reduza seus tempos

A expressão “tempo é dinheiro” não mente: precisamos nos preocupar muito com esse fator. Entenda qual é o “tempo padrão” que seus colaboradores levam em cada atividade e procure incentivá-los a não desviar muito dessa média.

Entender essa relação de tempo ajuda também na realocação de equipe e a mensurar a produtividade de seus funcionários.

Como a Novidá auxilia na gestão de facilities

Em busca de proporcionar melhor desempenho para empresas de facilities, a Novidá desenvolveu uma solução de geolocalização para acompanhar a movimentação de funcionários e equipamentos no ambiente de trabalho.

Por meio de smartphones ou tags em crachás, o gestor visualiza – em histórico ou tempo real – a localização de cada um dos seus colaboradores. Dessa forma, é possível entender quanto tempo cada funcionário leva em cada tarefa e enxergar oportunidades para realocar a equipe.

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