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PDCA

PDCA: o que é e como aplicar?

Planejar, fazer, checar e agir. São esses os quatro passos do ciclo PDCA, metodologia fundamental para qualquer negócio que deseja tornar a gestão de processos mais ágil, eficaz e continuamente melhorada.

Também conhecido por Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming, trata-se de uma ferramenta simples e fácil de adotar. No chão de fábrica, é importante para que todos os planejamentos saiam do papel de forma cuidadosa, assertiva e estratégica.

A metodologia tem como foco apoiar a empresa em 4 pilares:

1) Implantar a cultura de melhoria contínua

2) Evitar desperdícios e gastos extras

3) Identificar soluções ideais para resolver possíveis gargalos no processo

4) Explorar projetos que visam a excelência operacional

Quando bem aplicada, a metodologia pode trazer resultados surpreendentes e clarear dúvidas sobre o modelo operacional de sua empresa.

A seguir, falaremos de cada uma das etapas do ciclo e detalharemos algumas particularidades para aplicá-lo em processos operacionais e de capital humano intensivo.

 

As etapas do PDCA

Planeje (Plan)

Nenhuma empresa funciona bem sem um time alinhado, certo? Por isso, a primeira sugestão do modelo é que planeje, e bem! Convoque sua equipe para discutir o principal: modelos de funcionamento operacional, tipos de erros constantes no dia a dia e as possíveis soluções imaginadas.

O primeiro passo desse planejamento deve ser a identificação do problema. Analise o panorama da sua empresa e defina qual é o principal desafio que precisa ser endereçado. Reúna sua equipe e faça um brainstorming para ter uma visão melhor e de diversos pontos de vista.

Em seguida, é preciso analisar e entender como esse problema é perpetuado dentro da organização. Isso será fundamental para entender quais são as ferramentas necessárias para resolver o que há de errado.

Por último, se configura com a elaboração um plano concreto para corrigir o problema, atrelado a um cronograma e papéis e responsabilidades bem definidos.

Novamente, é importante ter o apoio da equipe e listar possíveis soluções para encontrar a melhor rota a seguir.

Para facilitar toda essa jornada, separe uma lista de perguntas que leve em conta tópicos que abranjam desde os processos que apresentam problemas até o tipo de meta que sua empresa quer atingir. Quer ver alguns exemplos?

1) Quais erros existem?

2) Quais informações estão disponíveis sobre esse erro?

3) Quais os parâmetros de qualidade utilizados?

4) Quais metas devem ser alcançadas e em quanto tempo?

5) Tal metodologia será útil?

E assim por diante…

O objetivo final dessa etapa é, portanto, levantar e analisar informações para construir um plano de ação sólido, eficiente e baseado em dados, que tenha objetivos e metas a perseguir.

 

Faça (Do)

Depois de ter formulado um bom plano de ação, é hora de colocá-lo em prática! Essa é a parte mais importante de todo processo, pois é aqui que você verá se sua parte de planejamento foi realmente bem executada.

Garanta que a equipe saiba implementar as medidas escolhidas e invista em treinamentos e desenvolvimento, tanto em execução como em controle.

Prepare o time para que a execução do plano de ação tenha resultados e KPIs claros na sua execução e para posterior acompanhamento dos resultados.

Programe-se para implementar as mudanças aos poucos, mas com foco total no plano e seus objetivos! Mudar aos poucos e não tenha pressa, o ideal é que você dedique tempo para acompanhar de perto tudo que está sendo feito.

 

Cheque (Check)

Você acertou no plano de ação? Quais foram as melhorias? Tudo aconteceu de acordo com o previsto? As métricas e KPIs definidos para validar as melhorias foram bem construídos?

Essas são algumas das perguntas que você deve responder nessa fase. Aqui, a ideia é analisar a eficácia das soluções e avaliar o que deu certo e o que pode melhorar.

Metodologias como BSC e outras metodologias de acompanhamento de metas podem ser usadas e/ou adaptadas para esse acompanhamento dos resultados.

Dependendo de como for, você já pode incorporar ideias para melhorias, conforme os resultados obtidos.

Mas antes, guarde todos as informações que conseguir nesse primeiro momento. Elas serão utilizadas no próximo passo!

 

Aja (Act)

Ficou curioso para saber o que acontece com esses dados? Bom, lá vai a resposta: eles são inseridos como referência para voltar à fase 1, o “planejar”. Nada mais justo em uma metodologia de melhoria contínua, certo?

“Então quer dizer que eu voltarei para o começo do PDCA?” A resposta é sim.

Mas calma que o quarto passo não acaba por aí. Além de jogar os dados para a fase 1, você também deve certificar-se de que as soluções estão acabando com os problemas, se estão aderentes à estratégia corporativa e os efeitos colaterais das mudanças em processos subsequentes ou anteriores ao sendo impactado.

Conforme os principais gargalos vão desaparecendo, você será capaz de enxergar novos pontos passíveis de aperfeiçoamento.

Quanto mais o ciclo gira, mais indícios você ganha de que o processo de melhoria contínua está acontecendo de forma perene!

 

Pontos importantes para implementar o PDCA

1) Tenha disciplina: Não pule etapas nem troque as ordens. Siga o passo a passo para que a metodologia funcione

2) Não pare no primeiro ciclo: A ideia da melhoria contínua é que se tenha uma ação constante que vise aperfeiçoar os processos ao máximo. Por isso, certifique-se de voltar ao primeiro passo a cada término de ciclo.

3) Seja líder, não chefe: Com certeza é fundamental que alguém esteja a frente de todo processo, mas sem a preparação e capacitação adequada da equipe, tudo vai por água abaixo facilmente.Por isso, em vez de apenas dar ordens, converse com seu time, motive-o e faça questão de contar com suas opiniões e participações.

 

O Ciclo PDCA na Indústria

O século XX trouxe diversas tecnologias que promoveram verdadeiras revoluções na indústria. Além das inovações no campo tecnológico, ou grande evolução também na gestão industrial.

Conceitos como just in time e Lean Manufacturing foram aplicados no chão de fábrica e a busca por uma operação mais eficiente passou a ser constante.

O PDCA foi fundamental para que as indústrias japonesas – mesmo com menos recursos que as americanas – pudessem crescer e se destacar nos quesitos de eficiência e qualidade.

Ter uma metodologia para buscar melhoria contínua é essencial na indústria, segmento onde as tarefas são muito operacionais e qualquer ganho de produtividade pode gerar um grande resultado no fim do dia.

Mas o PCDA não se restringe necessariamente ao chão de fábrica! Qualquer empresa pode aplicar a metodologia e extrair diversos ganhos significativos em eficiência e EBITDA nas suas operações!

 

Como a Novidá pode te ajudar no PDCA?

As bases de negócio da Novidá e o PDCA são interligados, pois criamos uma solução que está em sua essência a entrega de resultados operacionais continuamente ao nosso cliente.

Desenvolvemos uma solução focada no entendimento e melhoria de processos operacionais focado nas pessoas e suas atividades operacionais, sozinhas na sua operação ou no comando de equipamentos, como veículos internos, empilhadeiras, pontes rolantes, etc.

Através de um conjunto de tecnologias proprietárias que envolvem Geolocalização indoor e outdoor (RTLS), Internet das Coisas e Inteligência Artificial, entregamos aos nossos clientes um entendimento holístico destes processos.

Permitimos a medição de dados confiáveis e o controle integral – em tempo real – de diversos indicadores críticos sobre sua operação como os tempos e movimentos, os riscos de segurança e trabalhistas e as diversas análises de desperdício das metodologias Lean 6 Sigma!

Em um sistema de fácil implementação, já geramos impactos consistentes nas operações de nossos clientes, na ordem milhões de reais ao ano, com ROI médio de 14x o valor investido!

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