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BPM
4 de janeiro 2018

BPM (Business Process Management) – Saiba tudo sobre essa metodologia

O sucesso de qualquer empresa está ligado à qualidade com que os processos são executados. Quando existe uma constante busca por melhoria no negócio, a tendência é aumento da eficiência de toda empresa. O BPM (Business Process Management) é uma metodologia criada justamente para gerenciar os processos, buscar otimizações contínuas, identificar fraquezas e melhorar o fluxo de trabalho.

 

Os benefícios de aplicar o BPM

 

A maioria das grandes empresas já enxerga o BPM como uma prática fundamental para aumentar o retorno sobre o investimento do negócio. Trata-se de uma metodologia que traz vantagens a longo ou a curto prazo:

 

Diminuição nos custos: Processos eficientes tendem a diminuir os custos de produção. Por exemplo, um uso adequado dos recursos diminuirá as despesas com manutenção. De forma geral, o BPM ajuda na otimização de processos, o que resulta em um negócio mais produtivo e, consequentemente, com menos desperdícios.

 

Redução de riscos: Um bom BPM envolve o mapeamento de processos, ou seja, colocar em um papel cada processo do negócio. Tendo documentado cada etapa do que deve acontecer na empresa, os empregados sempre terão um “guia” de como realizar as tarefas. Isso certamente ajuda a diminuir os erros humanos.

 

Maior agilidade no negócio: O BPM envolve reavaliar e buscar uma melhoria contínua nos processos. Assim, a empresa vive constantes transformações, com a implementação de processos mais fluídos e que tragam mais agilidade ao negócio. Isso é essencial para se manter competitivo no mercado.

 

Melhor experiência ao cliente: Com maior controle sobre os processos desenvolvidos na empresa, naturalmente você conseguirá entregar um produto final com mais qualidade ao cliente. Afinal, com processos otimizados a tendência é que os defeitos sejam menores, a entrega seja mais rápida e o relacionamento com o consumidor seja melhor. Tudo isso, obviamente, gera satisfação ao cliente.

 

Maior satisfação aos colaboradores: Os próprios funcionários se beneficiam com um bom BPM. Afinal, com processos otimizados e automatizados, eles podem se preocupar com tarefas mais estratégicas e menos operacionais, o que geralmente aumenta o nível de satisfação com o trabalho.

 

Como colocar o BPM em prática

 

O que você precisa ter em mente para implementar o BPM na empresa é a necessidade de buscar melhoria e reorganização dos processos. Para começar, você deve escolher os processos mais críticos e que claramente precisam de otimizações.

Existem diferentes metodologias e etapas para colocar o BPM em prática, mas, no geral, você terá sucesso se seguir os seguintes passos:

 

1- Formar um time

É preciso ter responsáveis claros para organizar um bom BPM. A chance é grande de que uma única pessoa não consiga gerenciar todo o projeto, por isso é importante que uma equipe seja formada.

O ideal é que o time seja composto por um gerente de cargo alto, que tenha autoridade para aprovar mudanças nos processos com rapidez; um gerente de operações, que está mais próximo ao que acontece no dia-a-dia e consegue identificar quais são os maiores gargalos; e experts e reengenharia, que serão responsáveis pela parte técnica e desenvolverão novas soluções.

 

2- Mapear

Como já comentamos, é essencial documentar quais são os processos existentes na empresa para encontrar formas de melhoria. É possível fazer isso com papel e caneta ou com softwares desenvolvidos exclusivamente para esse fim.

Através do mapeamento, os gestores terão uma visão mais ampla do que acontece na empresa e, posteriormente, ainda poderão acompanhar como andam as melhorias que foram propostas.

 

3- Analisar

Uma vez que todos os processos foram mapeados, é a hora de analisar qual é a situação que está em jogo. Nesse sentido, os gestores devem fazer questões do tipo:

– Existe alguma etapa que está atrasada ou levando mais tempo do que o necessário?

– Os atrasos são frequentes? Qual é a principal razão para isso e como resolver?

– Quais são as etapas mais importantes para o processo? Qual é o impacto delas para o produto final?

– Existem processos que estão custando demais para a empresa? Como deixá-los mais baratos?

 

As respostas destas perguntas vão guiar as mudanças que serão feitas em busca de otimizações.

 

4- Redesenhar e implementar

Com as ideias claras do que precisa ser melhorado, é preciso planejar mudanças nos velhos processos e colocá-las em prática.

Para isso, é importante pesquisar métricas de benchmark para ter um norte dos resultados, consultar quem está na linha de frente atuando diretamente com os processos e definir um escopo claro do que será feito.

Na hora de implementar tudo isso, o ideal é fazer em uma escala pequena primeiramente como forma de validação. Se a ideia trouxer bons resultados, então ela pode ser ampliada para toda a empresa.

 

5- Monitorar

Também já falamos aqui que o BPM é uma metodologia em busca de melhoria contínua. Mesmo que você consiga uma otimização em um processo, isso não significa que ele está tão bom quanto poderia estar.

Monitore cada detalhe de cada processo e, se você encontrar algo que possa ser otimizado, inicie todo o ciclo novamente!

 

Tecnologia para auxiliar no BPM

 

Como você já deve ter percebido, implementar uma metodologia BPM não é algo simples e exige um esforço coletivo. Porém, a tecnologia pode ser um grande auxílio para colocar tudo isso em prática.

Através de Softwares de BPM (chamados de BPMS), é possível mapear processos com gráficos e criar um fluxo de trabalho. Hoje existem ferramentas fáceis de usar e que podem ser aplicadas mesmo em pequenas empresas.

Sistemas de geolocalização indoor como o da Novidá também podem ser um grande apoio. Por meio de sensores espalhados na planta e beacons acoplados a funcionários e equipamentos, é possível entender como é a movimentação na fábrica. Isso ajuda o gestor a identificar rotas cruzadas e oportunidades de melhoria.

 

Saiba mais sobre o sistema de monitoramento da Novidá e entenda como ele pode ajudar na implementação do seu BPM

 

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